Как учитываются документы в архиве

Категория: Ассоциации и объединения | Опубликовано: 2011-02-27 16:55:44

Организация учета бумаг архивов - это не только важнейший по закону процесс, но и полученная возможность значительно облегчить ведение работ сотрудникам производственных предприятий в дальнейшем. Как и совершенно любое действие, которое связанно с архивированием документов, оно преследует некоторые цели и обязано быть грамотно оформленным.

Для чего же необходимо проводить организацию учета бумаг в хранилище? На данный вопрос имеется несколько ответов и они все в ровной степени верные.

Во-первых, проведение организационных работ по учету документов в хранилище необходимо по законодательству. В соответствии с некоторыми установленными нормативными актами, учет обязан проводиться в определенные временные периоды и быть документально зафиксированным. Во-вторых, это делает возможным отслеживать физическое состояние бумаг, которые находятся на хранении в архиве. В-третьих, такая работа помогает установить точное состояние всех имеющихся дел в хранилище документов и, этим самым возможно избежать потери бумаг. В-четвертых, проведение такой процедуры, как организационная учетная работа с документами архива, становиться возможным при необходимости проводить переформирование дела по разным признакам. В-пятых, учетная работа позволяет вовремя выявить все дела, у которых срок сохранения истек, и направить их на утилизацию. Но все то, что было вышеперечисленно, в своей большей степени следует относить к законному ведению архива и удобству работы с ним. Следует попробовать более детально разобраться, а для чего может быть необходима эта процедура.

Организация учета бумаг архива (если смотреть на это со стороны законодательных норм, которые связанны с архивным хранением дел) направлена на то, чтобы установить или уточнить точный состав архивных документов и их численности. Во время учета каждая имеющаяся единица хранения должна быть отмечена в специальных учетных бумагах.

Как уже было сказано выше, проведение организации учетных работ, которые касаются архивных документов необходимо ее зафиксировать. Любое, даже самое маленькое изменение, необходимо оформить записью в соответствующей бумаге - акте. При нарушении данного правила в будущем, при проведении работ с архивом или при проведении разных проверок, могут возникнуть негативные последствия.

Если в процессе проведения каких-либо моментов по подготовки документов к последующей передачи на хранение, возникают какие-нибудь неурядицы, то следует прибегнуть к различным нормативам, где прописаны все методы работы и правила по ведению архивов. Но если все же ничего не выходит, то лучшим решением будет обратиться в архивную компанию, где окажут все необходимые услуги. При этом все цены на архивные услуги можно посмотреть в прайс-листе, любой архивной фирмы. Специалисты могут провести все работы по формированию документов и подготовки их на хранение в архив и на утилизацию, которую они так же могут провести.