Как составить номенклатуру дел на последующий год
Номенклатура дел является документом, по которому проводят систематизацию перечня дел, образующихся при работе организации, где обязательно обговариваются сроки их хранения, и оформления, как это установлено.
Чтобы обеспечить сохранность документов, а также облегчить их поиск и учет всю документацию по номенклатуре дел группируют в дела. Если мы имеем ввиду серьезное учреждение с большим количеством документации, то вся обязанность за номенклатуру ложится на канцелярию, если же это мелкая организация, то с этим вполне справиться секретарь.
На какие виды подразделяют учетный документ?
Номенклатуру дел делят условно на типовую, примерную и индивидуальную.
Для всех одинаковых (однотипных) организаций используют типовую номенклатуру, для коих она является нормативом.
Примерная номенклатура служит в общем виде рекомендацией для различных организаций. В ней указываются индексы предприятий, для которых такая номенклатура устанавливает неточный(примерный) перечень дел.
Индивидуальная номенклатура – это номенклатура для какой-либо конкретной организации и бывает двух разновидностей: сводная и структурного подразделения.
Различаются такие номенклатуры лишь их порядком составления, в целом они одинаковы.
Какие правила по составлению систематизированного документа существуют?
Существует так называемые основные правила по работе с архивами организаций, по которым следует правильно оформлять, согласовывать и утверждать номенклатуры дел. Бланк для номенклатуры дел полностью унифицирован и является одинаковой для каждой организации.
Как оформлять учетную бумагу?
Оформление номенклатуры дел следует производить на общем бланке данной организации. Вид бумаги – НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – заполняют прописными (заглавными) буквами. Ставиться дата – начиная с того времени как она была подписана, категорически не позднее первого января того года, на который она рассчитана. Индекс систематизированого документа – номер регистрации документа. Место составления –местонахождения организации (город). В заголовке текста (на ______ год) должен быть указан год распространения настоящей номенклатуры дел (сейчас в организациях составляются учетный документ на следующий).
Конечно, если неверно составить учетный документ, или не правильно заполнить графы, то она не пройдет согласование, то есть ее еще не раз вернут на доработки и исправления. Поэтому, самым наиболее выгодным вариантом считается обращение за помощью по созданию систематического документа в специализированные компании, которые предоставляют различные виды архивных услуг, в том числе формирование дел, составление учетного документа, проведение описных мероприятий, составление актов, выделение бумаг к их последующей ликвидации, проведение переплетных работ, составление исторических справок и иных видов услуг по ведению документации и подготовки их к архивации.