Наш каталог.

Каждая организация обязана передавать свои документы на хранение в архив. Это может быть архив в офисе или передавать документы на внеофисное хранение.

При каждом виде хранения есть свои преимущества. При использовании внеофисного сохранения документов освобождается дополнительное место в офисе. Передав все бумаги организации на хранение, освобождается полезное офисное пространство, что способствует созданию наиболее комфортных условий для ведения работы сотрудниками организации.

Внеофисное сохранение документов обеспечивает безопасность бумаг организации от какого-либо внешнего воздействия. Бумаги при данном виде хранения находятся в специализированных хранилищах, где учтены все правила и требования безопасности.

Так же преимуществом внеофисного хранения является то, что обеспечивается конфиденциальное хранение и предотвращается любая возможность утечки сведений, которые хранятся на бумаге. Все бумаги защищены от различного рода несанкционированного изъятия и просмотра.

Процесс передачи бумаг на внеофисное хранение предусматривает несколько этапов.
На первом этапе подготовки бумаг на хранение проводиться комплекс различных работ по систематизации и упорядочиванию бумаг, что сильно упрощает не только поиск нужного документа, но и его дальнейшее использование. Кроме того, оптимизируется собственно процесс утилизации бумаг.

Исходя из пожелания предприятия, при внеофисном хранении можно воспользоваться различными средствами размещения документов в архиве, это могут быть короба, боксы или ячейка. Все бумаги будут промаркированы, сотрудниками внеофисного хранения проведется упорядочивание документов и на них составиться опись.

Второй этап подготовки предполагает предоставление такого рода услуг, как вывоз, а так же доставка бумаг. Во время поступления документов архивные работники проводят сверку описи с наличием каждой бумаги, проводят маркировку, паллетирование и собственно размещение бумаг на местах последующего хранения, сравнение с перечнем сроков хранения документов.

Следующий этап характеризуется тем, что все бумаги хранятся в обезличенных коробах. При необходимости получения какого-либо документа для работы с ним, предприятие должен направить доверенное лицо в архивное учреждение за бумагой или же воспользоваться услугой доставки бумаг в офис. Так же при необходимости можно поработать с документом в архиве. Для таких случаев предусмотрены специальные помещения, где есть все необходимое для работы с бумагами.

В заключении следует отметить, что хранение документов на территории предприятия достаточно трудоемко и дорогостояще, в отличие от внеофисного хранения дел. Ведь если воспользоваться внеофисном хранением документов, то нет необходимости «ломать голову» о помещении под архив, перелистывать положения о требованиях к архивам, нанимать дополнительный персонал и т.д. Ведь эти средства всегда можно направить в дело.